Onnistunut vierailu vaatii myös kosolti näkymätöntä työtä
Olkiluodossa vieraillaan paitsi paljon, myös ilmeisen onnistuneesti. Tästä kielivät reilun 17 000 vuosikävijän lisäksi kaikille perusvierailuihin osallistuneille ryhmävierailijoille lähetettävät kyselyt. Viime vuonna vierailujen kokonaisarvosanaksi tuli asteikolla 1–5 komeasti 4,57. Koreisiin numeraaleihin pääsemiseen vaaditaan isäntien ja puitteiden lisäksi myös paljon näkymätöntä järjestelytyötä. Sitä hoitavat Olkiluodossa Elina Lehtonen ja Sini Mattila.
Me järjestämme vierailuja esimerkiksi kouluille sekä muille virallisille yhteisöille, jotka ovat kiinnostuneita tulemaan tutustumaan Olkiluotoon, aloittavat Elina ja Sini. Tekemistä piisaa, sillä erilaisia ryhmiä saapuu vuositasolla useampi sata. Näistä noin kolmasosa on ulkomaisia ryhmiä.
Kokonaisluku viime vuodelta oli noin 350 vierailua, kaksikko kertoo.
Mutta mennään ensin vähän kauemmas taaksepäin.
Vierailut ovat osa yrityksen valittua linjaa
- TVO:n arvoksikin kirjattuun Avoimuuteen on panostettu Olkiluodossa laitoksen rakennusvuosista saakka. Ydinvoimaa rakentavien teollisuusyritysten logiikka kulki niin, että kun asia oli Suomessa uusi, haluttiin siitä tarjota kaikille halukkaille mahdollisimman paljon informaatiota. Lisäksi haluttiin vastata niihin kenties mieltä askarruttaviin asioihin. Tästä on pidetty visusti kiinni. Avoimuus on edelleen kaiken viestinnän ohjenuora numero yksi. Ja vierailutoiminta on puolestaan hyvin konkreettinen esimerkki arvon toteuttamisesta.
Olkiluodon vierailutoiminnan nykyinen lippulaiva on 2006 avattu eli tänä vuonna kaksikymppisiään juhlinut Olkiluodon Vierailukeskus. Se on tyystin ilmainen ja ovet ovat auki joka päivä kello 10–20. Kuka tahansa voi siis käydä tutustumassa keskukseen ja sieltä löytyvään tiedenäyttelyyn täysin omien aikataulujensa mukaan, ilman sen kummempia ennakkosuunnitelmia.
Ryhmävierailujen suhteen asia ei olekaan näin simppeli. Niihin kuuluvat lähes poikkeuksetta kierrokset pääportin sisäpuolella, ja sinne ei ex-tempore astella. Tässä vaiheessa kuvaan astuu tehotiimi Elina & Sini.
- Kaikilta osallistujilta vaaditaan tarkat henkilötiedot viimeistään kaksi viikkoa ennen vierailua. Niitä vastaan kullekin tulokkaalle haetaan virallinen vieraslupa, joka on ehdoton edellytys laitosalueelle pääsemiseen, Sini kertoo.
Uudelle alalle
Ydinvoimalaympäristö ja koko energiasektori oli kumpaisellekin duosta entuudestaan vieras. Vierailupuoli sen sijaan sitäkin tutumpaa. Elinalla taustalla oli vuosikymmen Turun linnasta ja Sinillä kutakuinkin sama vuosimäärä hotellialalta. Olkiluodon pestin kumpikin bongasi avoimista työpaikoista, Elina tosin vuotta aikaisemmin.
Olkiluodossa molemmat aloittivat vasta koronaepidemian jälkeen. Se pysäyttikin fyysisen vierailutoiminnan toviksi tykkänään. Pandemian jälkeen kiinnostus onkin sitten ollut kova, ja vierailijamäärät hyvässä nosteessa.
- Asiaan on vaikuttanut paitsi OL3:n valmistuminen myös Posivan tekemä globaali pioneerityö käytetyn ydinpolttoaineen loppusijoittamisessa. Ne kiinnostavat niin Suomessa kuin ulkomaillakin, Sini kertoo.
Nykyään kaksikko vastaa kaikista vierailuihin liittyvistä järjestelyistä kahdestaan, mutta heitä ehti perehdyttää tehtäviinsä pitkään talossa ollut Sirkka Haapasalo.
Alituista petraamista
Tyypillisesti ryhmävierailun järjestäminen alkaa sähköpostitiedustelulla. Sen seurauksena joko Elina tai Sini aloittavat keskustelun, jonka myötä pyritään lyömään lukkoon sopivia vierailupäiviä. Työtä tehdään jatkuvasti futuurissa. Esimerkiksi alkukesästä vierailukalenteria täytetään jo kovaa vauhtia loppuvuoden osalta.
Elinan ja Sinin työn ideana on tehdä vierailuihin liittyvästä taustatyöstä asiakkaalle mahdollisimman vaivatonta. Vierailuun liittyvää prosessia pyritäänkin jatkuvasti järkevöittämään ja helpottamaan. Digitalisaatio on ollut keskeisessä roolissa.
- Siinä missä aikaisemmin ryhmän yhteyshenkilö keräsi ja täytti manuaalisesti jopa sadat henkilötiedot excel-tiedostoon, onnistuu se nyt nettilinkin takaa, joka paitsi vähentää virheiden määrää, myös parantaa tietoturvallisuutta, Elina kertoo.
Ylipäätään puhelimessa vietetty aika on vähentynyt merkittävästi. Sini antaa esimerkin suosituista Kesäkeskiviikoista, joita on järjestetty jo useampia vuosia.
Kun aikaisemmin meille tuli esimerkiksi kesäkeskiviikoista noin 800 puhelua kesän aikana, nyt puhelin soi niiden osalta enää noin parikymmentä kertaa ilmoittautumislinkin ansiosta, hän kertoo.
Tyypillistä vierailuryhmää ei olekaan
Olkiluodon vierailuryhmät voidaan jakaa kolmeen. Perusvierailujen, kuten esimerkiksi koululuokkien tai erinäisten yhdistysten lisäksi Olkiluodon vierailupalvelua työllistävät myös niin sanotut VIP-ryhmät, kuten TVO:n omistajat tai vaikkapa suurlähetystöt tai kansainvälisen atomienergiajärjestön delegaatiot. Kolmannen kategorian muodostavat maksulliset vierailut, joiden järjestävänä tahona toimivat käytännössä konsultointiin erikoistuneet tytäryhtiöt TVO Nuclear Services sekä Posiva Solutions Oy. Kaksi jälkimmäistä tuovat hommaan myös kansainvälistä ulottuvuutta, koska kommunikaatiokielenä on alusta asti englanti.
Ryhmävierailujen osalta kaikista hiljaisinta aikaa eletään kesän aikana, mutta tahti kiihtyy heti kun koulut taas alkavat. Toinen hiljaisempi vuodenaika on joulunaika ja uuden vuoden alku.
Komeita lukuja ja oman työn parhaat puolet
Vierailujen onnistumista mitataan säännöllisesti. Kaikille perusryhmille lähetetään palautekysely, ja niiden vastaukset ovat poikkeuksetta hyviä. Tuoreimmassa niistä esimerkiksi yhteisarvosana vierailuille oli 4,57/5,00. Eikä se ole mikään poikkeuksellisen korkea luku, pikemminkin koronanjälkeisen ajan keskiarvoa. Positiivista palautetta keräävät paitsi säännöllisesti vierailuisäntien esitysten lisäksi itse paikka sekä myös järjestelyt.
- Tottakai se lämmittää mieltä, että meillä käynti on koettu hyväksi kokemukseksi. Sitä vartenhan tätä työtä tehdään, Sini hymyilee.
Vierailupalveluduoa kuunnellessa kysymys tuntuu jopa turhalta – niin ilmiselvästi se käy ilmi kaksikon keskeisestä kommunikaatiosta. Se ei yllätäkään, että molemmat listaavat oman työnsä parhaita puolia udeltaessa ykköseksi juuri työkaverinsa.
- Meillä on kyllä tiimihenki kohdallaan ja työkaverilta saa tukea poikkeuksetta, kaksikko sanoo, aikalailla yhteen ääneen.
Omassa työssä mukavaa on myös se, että tylsää ei tule. Tekemistä piisaa ja ryhmien erilaisuus ja lukuisien eri aikataulujen yhteen sumpliminen pitää touhun sopivan haastavana.
- Kun niissä saa palaset loksahtamaan yhteen, niin siitä saan kyllä oikein hyvän fiiliksen, Elina kertoo.
Teksti: Ville Kulmala
Kuvat: Tapani Karjanlahti
Jaa somessa